使用電子郵件的十大誤區

很

多人覺得自己用電子郵件用得不錯﹐其實不然。太多的人匆匆寫就﹐其內容讓收件方存有疑問﹐於是還要花更多的時間來答疑解惑﹐反而浪費了建立關係、相互鼓勵、敲定交易﹐以及傳達重要訊息的機會。
　
因此﹐我們應避免電子郵件使用過程中的十大誤區。

誤區一﹕ 使用含糊不清的主題。“開會”、“更新”或“問題”這種字眼不適合作為郵件主題﹐儘量讓主題包含更多的信息。這樣一來﹐使用個人掌上設備(PDA)收發郵 件的人就能很快瞭解情況﹐每個人都喜歡清晰明瞭的總結式標題。五到十個字的主題就能溝通很多信息﹐如“上週會議紀要及行動計劃”。

誤區二﹕不開門見山。首先就要把重要的信息說出來﹕把日期、最後期限和完成目標放在頭三行之內（如果主題中沒有說明的話）。由於PDA顯示的侷限性、時間壓力、文化差異以及價值取向﹐很多收件人可能只看郵件的頭幾行內容。

Getty Images

誤區三﹕ 使用“密件抄送”(BCC)選項。即使從好里說﹐密件抄送功能也顯得有點偷偷摸摸﹐而且存在一定風險。從壞里說﹐密件抄送是一種欺騙和不道德的行為。而且 ﹐收件人有時會選擇“全部回復”﹐這樣就會發現存在密件抄送方。你應該先把郵件發給主收件人﹐不使用密件抄送功能﹐然後將已發郵件轉發給其他方﹐並附上一 個簡要說明。

誤區四﹕喜歡用之前冗長的郵件往來內容來說事。很少有收件人願意費力翻閱列在郵件正文後面的前期往來信息。應該把你的立場觀點在正文中擺明﹐即便附後的內容也有所交待。單單回復“好的”太籠統﹐不如把話講全﹐說﹕“好的﹐給你僱五個臨時工的額外費用。”

誤區五﹕忽視語法和結構。PDA的使用讓人們對語法錯誤更為寬容﹐但這也意味著如果你的書寫表達準確無誤﹐人們會對你刮目相看。

誤區六﹕不想寫長郵件﹐即使言之有物。有時﹐郵件的內容越長﹐說得就越明白﹐這樣就不用再添加附件﹐省得收件人打開附件時還要進行安全掃描。因此﹐不要害怕寫長郵件﹐但要把內容的脈絡結構理清楚。

誤區七﹕段落過長﹐內容太密集﹐讓人讀起來頭昏腦漲。郵件的長度並不會讓人望而生畏﹐但大段大段的排版卻會如此。

誤區八﹕忽視收件人的感受。要記住﹐雖然我們看不到對方﹐也聽不到對方的聲音﹐但電子郵件是一種真人之間的交流。

誤區九﹕認為發郵件是最好的溝通方式。電子郵件並不總是最佳的溝通方式。想讓身邊的人快速回答一個問題﹖不如直接去找他。發了郵件卻沒得到回復﹐想提醒對方﹖給他打個電話。希望更正式一點﹖那就寫一封信函。想解釋一個複雜或者敏感的問題﹖不妨開個會。

誤區十﹕忘了電子郵件永垂不朽。大多數的人都閃電般地閱讀、發送和刪除自己的電子郵件。但有一點千萬不能忘記﹕電子郵件永遠存儲在某個服務器上﹐如果我們在郵件中犯了什麼錯誤﹐冒犯了什麼人﹐或導致了什麼困惑﹐到時候郵件就是最容易轉發給別人的證據。

Tim Flood